מתוך הרשומות הארגוניות

נעמה בת ה- 35,  פסיכיאטרית בבית חולים, מקבלת 15 מטופלים ביום. בתום יום העבודה בבית החולים שמסתיים לאחר 7 וחצי שעות, נעמה ממשיכה את עבודתה במרפאה בעיר אחרת, שם היא ממשיכה עד השעה 20:00. באמצע השבוע נעמה תורנית- עובדת כתורנית 24 שעות וממשיכה ביום עבודה רגיל למחרת.
נעמה אמא ל-3 בנות, נשואה, ומרגישה בבית שהיא חסרת סבלנות. חוסר פניות רגשית לבנותיה ולאנשים החשובים בחייה. לגבי פיתוח תחביבים אישיים וזמן פרטי לעצמה אין בכלל על מה לדבר.

נעה בת ה-36, מנהלת אגף מוכשרת כשד, בעולם מוקדי השירות והשימור לקוחות. מסומנת בארגון כ'כוכבת' שבהמשך עשויה לקבל את תפקיד סמנכ"לית השירות.  נעה רווקה, עובדת לפחות 9 שעות ביום. האינטנסיביות בעבודה סביב השגת המטרות ויעדי האגף, הדרישה למצוינות בתהליכי השירות מצד הנהלת החברה, לצד מתן שירות ללקוחות תובעניים, גורמים לנעה לחוש תחושת סיפוק לאור ההצלחות המקצועיות וההתקדמות המהירה במעלה סולם ה'דרגות', ומצד שני לתחושה של ריקנות ודילול אנרגיה. נעה מתארת את החוויה, כתחושה של לאות נפשית.

דן בן ה-33 רנטגנאי בחדר מיון, באחד מבתי החולים הגדולים בארץ. דן משמש כראש צוות, בנוסף לעבודתו כרנטנאי. כראש צוות, דן אחראי על עמידה ביעדי הצוות ומנהל את השוטף במשמרת- יציאה להפסקות, בניית תוכנית עבודה שבועית, ניהול שעות נוספות ושיבוץ לתורנויות, מתן מענה לבלתמ"ים ופתרון בעיות. בתקופה האחרונה דן מדווח שהוא חוזר הביתה מותש. נשכב על הספה בסלון, מבלי שימצא את הכוח להתרענן ולהחליף את בגדיו, כך עד השעות המאוחרת של הלילה.

מה  גורם לנעמה, נעה ודן, הצעירים והמוכשרים, לתחושה של ריקנות, תשישות וחוסר אנרגיה במרחבי העבודה-והבית?

שעות עבודה מרובות, עמידה ביעדים תובעניים, תחרות, דרישה למצוינות בתפקוד, גובות מאיתנו מחיר פיזי, נפשי ורגשי. התוצאה היא ירידה ברמת המעורבות בעבודה, קושי להתרכז ולקבל החלטות, שיעור תחלופת עובדים גבוה ועלויות רפואיות יקרות.

ברשומה זו אספק כלים פרקטיים לניהול אנרגיות במרחבי העבודה-הבית.
בעולם הפיסיקה, אנרגיה מוגדרת ככושר לבצע את העבודה.
בני- אדם נטענים מ- 5 מקורות אנרגיה: פיסית (גופנית), רגשית, נפשית, חברתית ורוחנית (מוטיבציה ומטרות בעבודה).
כל אחד מהמקורות, ניתן להעמקה ולחידוש באופן קבוע על ידי עיצוב טקסים ספציפיים – התנהגויות שמתורגלות ומתוזמנות במדויק, במטרה להפוך אותן לאוטומטיות במהירות האפשרית.
בכדי שעובדים יטענו באנרגיות המייצרות כושר עבודה, מוטיבציה ומשמעות, ארגונים צריכים להכיר בעלויות של התנהגויות מרוקנות אנרגיה ומהמקום הזה לקחת אחריות על שינויים, ללא קשר לנסיבות איתם ההנהלות מתמודדות.
מרבית הארגונים הגדולים משקיעים בפיתוח כישורי עובדים, הידע והמיומנות שלהם. מעטים מאוד עוזרים לבנות ולקיים את יכולתם – האנרגיה שלהם – שבדרך כלל מובנת מאליה.

ניהול  אנרגיה  מאפשר לעשות יותר בפחות זמן וברמת מעורבות גבוהה יותר ועם יותר נוכחות.

על פי (2007) HBR, חברות בארה"ב, כ- EY Global ,Sony Corporation ,Deutsche Bank ,Nokia חברת שירותים פיננסים Wachovia, Ford  ו- Mastercard הראו השפעה חיובית ניכרת או מהותית על התפוקות וביצועי העובדים בעקבות הטמעת תוכניות לניהול אנרגיה בקרב מנהלים ועובדים. אפקטיביות התוכניות נמדדה אל מול קבוצות ביקורת שלא עברו את התוכנית.

1. ניהול אנרגיה פיסית

כאן, אין חדש תחת השמש. תזונה לקויה, חוסר פעילות גופנית, שינה לא איכותית, מעלים את רמת הלחץ ופוגעים בבריאות הנפשית והפיסית. מחסור באנרגיה פיסית מפחית את רמות האנרגיה הבסיסיות של העובדים, כמו גם את יכולתם לנהל את רגשותיהם באפקטיביות ולמקד את תשומת ליבם במשימותיהם.

עיצוב טקסים לטעינה פיסית חיונית במרחבי עבודה-בית

– לכו לישון בשעה קבועה. מומחים ממליצים על שינה בת כ-7-9 שעות בלילה.

– אכלו ארוחות קטנות ביום- במקום לאכול 2 ארוחות גדולות ביום (או יותר), חלקו את הארוחות, לארוחות קטנות יותר והעזרו בחטיפים קלים כל שלוש שעות, להפגת הצורך בנשנושים.

– הפסקות– קחו הפסקות קצרות אך קבועות בהפרשים 90-120 דק', לאורך כל יום העבודה. בעת לקיחת ההפסקה, שימו לב שאתם מתנתקים פיסית מסביבת העבודה, למשל, מתנתקים מעמדת העבודה ואף מבצעים ניתוק פסיכולוגי, קרי, עוסקים בדברים שלא קשורים ישירות בעבודה. לקיחת הפסקות לסירוגין, לצורך התחדשות, תורמות לביצועים גבוהים יותר.

ניכר שמנהלים תופסים אינטואיטיבית הפסקות כמשבשות הישגים, אך ערכן של ההפסקות רב וחשוב לתחושת Well Being מיטבית והעלאת הפרודוקטיביות של העובדים.

– אימצו טקס של הליכה– כן, גם אם אתם עדיין במהלך יום העבודה. ההליכה מספקת מרחב  נשימה ופעילות גופנית המשחררת אנדורפינים.

2. עיצוב טקסים לטעינה רגשית איכותית במרחב העבודה-בית

כשעובדים מנהלים את רגשותיהם, הם משפרים את איכות האנרגיה שלהם, ללא קשר ללחצים החיצוניים שאיתם הם מתמודדים. לשם כך, על המנהלים להיות מודעים יותר לאופן בו הם מרגישים בנקודות שונות במהלך יום העבודה ולהשפעה שיש לרגשות אלו על יעילותם הניהולית.

רוב האנשים מבינים שהם נוטים לבצע את הביצועים הטובים ביותר כאשר הם מרגישים אנרגיה חיובית. ללא עיצוב טקסי התאוששות, איננו מסוגלים לנרמל רגשות סוערים.

מול דרישות בלתי פוסקות ואתגרים לא צפויים, הנתפסים לרב כדרישות מאיימות על מעמדנו ומשאבינו, בני אדם, נוטים להגיב בתגובת מאבק-בריחה-קיפאון– מצב הטייס האוטומטי במצבים מאיימים. עובדים מתמודדים עם מצבים מסוג זה לעתים קרובות ואפילו מספר פעמים ביום והן גורמות לעובד לחוש עצבנות וחוסר סבלנות, או חרדה וחוסר ביטחון. מצבי נפש כאלה הנם מדללי אנרגיה ולבסוף גורמים לחיכוכים במערכות היחסים.

רגשות סוערים אינם מאפשרים לחשוב בצורה ברורה, הגיונית ורפלקטיבית. כאשר מנהלים לומדים להכיר איזה סוג של אירועים מפעילים את הרגשות השליליים שלהם, הם צוברים יכולת רבה יותר לנהל את תגובותיהם ולייצר מצבים של Win-Win במרחבי העבודה והבית.

עיצוב טקסים מהלכה למעשה, להתאוששות רגשית איכותית

נשימה– טקס פשוט אך עוצמתי לנטרול רגשות סוערים. במצבי לחץ הנשימה שלנו נעשית שטוחה ולא סדירה, נשימה נכונה תנטרל את חווית הלחץ הפיסית ותאזן את החוויה הרגשית הסוערת.

הערכה והוקרה– טקס עוצמתי שמטעין ברגשות חיוביים את העובד הוא, הבעת הערכה והוקרה ל'אחר'. טקס מיטיב לנותן הערכה כמו למקבל. ככל שהערכה תהיה מפורטת וספציפית יותר, כך השפעתה תהיה גבוהה יותר.

כבכל הטקסים, הקצאת זמן מסוים ביומן לביצועו, מגדילה מאוד את סיכויי ההצלחה.

הרחבת הפרספקטיבות (העדשות), דרכן אנו מפרשים את העולם – בני אדם יכולים לטפח רגשות חיוביים על ידי למידת טכניקה כיצד להרחיב פרספקטיבות שבאמצעותן הם מפרשים את האירועים בחייהם. להיות מודעים להבדל, בין העובדות במצב נתון, לאופן בו אנו מפרשים עובדות אלו, עשוי לעזור לנו בעת מתן פרשנות לאירוע.

אנשים מופתעים מהמתאם הגבוה בין הפרשנות שהם מקנים לאירוע ובין איכות הרגשות שהם חווים. פרשנויות המאפשרות תקווה וחמלה מאיצות התאוששות מאירועים המרוקנים מאנרגיה חיובית.

3. טעינה קוגניטיבית – אנרגיה של מיקוד במרחבי העבודה-בית

מנהלים רבים רואים בפעולת הג'אגלינג הכרח מול כל הדרישות המופנות כלפיהם משחקנים שונים ומרובים, בעולם דינאמי ומשתנה.  למעשה הג'אגלינג פוגע בפרודוקטיביות.

הסחות דעת הנן יקרות לארגונים: מעבר זמני של תשומת לב ממשימה אחת לאחרת כגון: הפסקת מענה לדואר אלקטרוני או הפסקת שיחת טלפון, אלה דוגמאות להסחות דעת המגדילות את משך הזמן הדרוש לסיום המשימה העיקרית, בשיעור של עד 25%. זה הרבה יותר יעיל להתמקד במשימה באופן מלא במשך 90 עד 120 דקות ועם סיומה לקחת הפסקה אמיתית ואז להתמקד באופן מלא בפעילות הבאה.

עיצוב טקסים של טעינת אנרגיה קוגניטיבית

 התמקדות וסביבת עבודה ניטרלית– סגן נשיא Wachovia נוהג לצאת ממשרדו האישי לחדר הישיבות, הרחק מטלפונים ודואר אלקטרוני, בכל פעם שיש לו משימה שדורשת ריכוז, מאפשר לו לסיים דיווחים בשליש מהזמן שהיה נדרש לו בעבר (טוני שוורץ וקתרין מקארתי, HBR  2007).
בנוסף, סגן הנשיא ענה לטלפון שלו בכל פעם שצלצל, במהלך פגישות עם מנהלי סניפי החברה. כתוצאה מכך, הפגישות שקבע לשעה נמשכו לעתים קרובות שעתיים, מה שגרם בפועל לא לתת תשומת לב מלאה לאף אחד מהנוכחים.
המנהל הבכיר אימץ את שיטת המענה הקולי, כך שיכל להתמקד לחלוטין באדם שמולו. הוא עונה להודעות הדואר הקולי שהצטברו, כשנוצר 'זמן מת' בין הפגישות.

קביעת שעות נקודתיות למענה למיילים– עיצוב טקס בדיקת דואר אלקטרוני פעמיים ביום, למשל, בבוקר (לא כמשימה ראשונה) ובצהרים.
מנהלים מעידים שאם טרם יצירת הטקס לא הצליחו לתת מענה לכל ההודעות, הם גילו שבהתמקדות בשתי נקודות זמן ביום עבודה, הם מצליחים ל'נקות', את תיבת הדואר הנכנס בכל פעם, תוך 45 דק'.

גיוס אנרגיה קוגניטיבית למשימה היומית המורכבת ביותר

מנהלים מדווחים כי עד לפני למידת הטקס, היו מתמהמהים עם מתן מענה למשימה המורכבת ביותר ביום העבודה, וכשכבר הצליחו להגיע אליה הגדישו לה פחות זמן מהנדרש.
עיצוב הטקס: יש לזהות בכל לילה את האתגר החשוב ביותר ביום המחרת והפיכתו לעדיפות הראשונה שלך בתחילת יום העבודה.

4. טעינה רוחנית- מטרות ומשמעות בעבודה
עובדים מממשים את האנרגיה הרוחנית שלהם, כאשר התפקיד שהם מאיישים והפעילות היומיומית שלהם תואמת את מטרותיהם ומאווייהם ומספקים להם תחושה של משמעות ותכלית קיומית. כשעובד עוסק במה שחשוב לו באמת, הוא בדרך כלל מרגיש אנרגיה חיובית יותר, מתמקד טוב יותר במשימות ומפגין התמדה גבוהה יותר.
אולם, הדרישות הגבוהות והקצב המהיר של ארגונים בעולם המשובש- לא משאירים זמן רב לתשומת לב לנושאים אלה, ומנהלים רבים עדיין לא מכירים בעיצוב משמעות בעבודה והגדרת מטרות אישיות, כמקורות אנרגיה פוטנציאליים.

עיצוב טקסים של משמעות ומטרות בעבודה

עקרונות פעולה וקביעת סדרי עדיפויות– בכדי לחיות על-פי מה שבאמת חשוב לכם, יש להבהיר סדרי עדיפויות ולעצב טקסים ב-3 קטגוריות:
– לעשות את הדבר שאתם עושים הכי טוב והכי נהנים ממנו. כשאתם מנסים לגלות מה אתם עושים הכי טוב וממה אתם הכי נהנים, חשוב להבין ששני הדברים האלה לא נגזרת בהכרח אחד של השני.
– להקצות במודע זמן ואנרגיה להיבטים נוספים במעגל החיים: למידה והתפתחות, משפחה, זוגיות, ניהול אורח חיים בריא, ניהול מערכות יחסים עם 'אחרים' משמעותיים בחייכם, התנדבות בקהילה ועוד.
– לחיות על פי העקרונות הפעולה (הערכים) שלכם.
הדרישות המרובות והאינטנסיביות, גורמות לכם לרוץ ולפעול מכוח האינרציה. רוב האנשים חיים בקצב כה מהיר שלעתים נדירות הם עוצרים לשאול את עצמם בשביל מה הם יוצאים לעבודה (מלבד הצורך בפרנסה) ומי הם רוצים להיות?  כתוצאה מכך הם נותנים לדרישות חיצוניות להכתיב את מעשיהם.

בכדי לזהות מהם ערכי הליבה שלכם, שאלו את עצמכם מה מאוד חשוב לכם בעבודה? איך אתם נוהגים לפתור קונפליקטים? לקבל החלטות? מי מעורר בכם השראה ומדוע?

כמו בקטגוריות האחרות, עיצוב טקסים עשוי לעזור לגשר על הפער בין הערכים בהם אתם מאמינים ואופן התנהגותכם במצב נתון. אם אתם מגלים שמקצוענות היא ערך מפתח עבורכם, ואינכם מוצאים זמן להיערך לפגישות חשובות לא מעט מהפעמים, אמצו טקס שבו אתם נערכים לפגישה חשובה יום לפני וסגרו לעצמכם ביומן חצי שעה טרם תחילת הפגישה, לחזרה וכתיבת המסרים אותם ברצונכם להעביר.

התייחסות לשלוש הקטגוריות הללו מסייעת למנהלים לפתח תחושת סיפוק ורווחה גדולים יותר במרחבי העבודה-בית. תחושות אלו מהוות מקור לאנרגיה חיובית בפני עצמן ומחזקות את רצונם של עובדים להתמיד בטקסים גם בממדי אנרגיה נוספים.

כיצד מזהים חוזקות?
נתרגל ביחד. אבקש מכם להיזכר לפחות בשתי חוויות עבודה בחודשיים האחרונים, שבהן הרגשתם יעילים, שקועים במשימה ללא מאמץ, הרגשתם שהמשימה מעוררת בכם השראה ואתם מממשים את עצמכם.

בשלב הבא, נפרק את החוויה לגורמים: אילו מיומנויות נדרשתם להוציא לפעול? באילו עולמות תוכן עסקתם? האם עבדתם לבד או בצוות? האם זו היתה משימה הדרכתית עם עובדים נוספים ואולי פיתוח של מוצר או שירות? מה היו הסמכויות שלכם במשימה? האם המשאבים שנדרשתם להם עמדו לרשותכם? האם נדרשתם ללמוד תוכן חדש ו/או מיומנות חדשה או דווקא לשכלל מיומנות קיימת? האם הרחבתם את ממשקי העבודה שלכם בארגון?

בשלב השלישי- עליכם למצוא (רצוי בעזרת המנהל הישיר שלכם) פעילות דומות מסוג זה, כך שתרחיבו את המשימות שגורמות לכם לתחושה של מימוש.

תוכניות לניהול אנרגיה ארגונית, נדרשות ככל התוכניות, לתמיכה מוצקה ומחויבות מצד ההנהלה הבכירה, החל ממקבל ההחלטות הבכיר וכלה בשינוי מדיניות, הטמעת פרקטיקות ומסרים תרבותיים, בשגרות העבודה והניהול, הקפדה על ביצוע טקסי הערכה והוקרה כשמצליחים ומתייעלים וכמובן תקשור ההצלחות והרחבתם במרחבי הארגון.